Warto wiedzieć, że kontekst firmowy nie wyczerpuje w pełni tematyki archiwów. W tej dziedzinie można spotkać się z pewną typologią, chociaż ma ona dość nieregularny kształt, który różni się w zależności od tego, na jakich źródłach się opieramy. Przeprowadzając rozróżnienie na najbardziej podstawowym poziomie, można będzie wyróżnić archiwum publiczne i archiwum prywatne.
Archiwa publiczne i publiczne – co musisz o nich wiedzieć?
Z archiwum publicznym mamy do czynienia, gdy mowa jest o oficjalnej jednostce, która zajmuje się:
1. gromadzeniem;
2. konserwacją;
3. udostępnianiem archiwów.
Z takich zasobów korzystają różnorodne podmioty. Po zgromadzone dane sięgają np. urzędy. Archiwa publiczne mogą być też cennym źródłem wiedzy dla osób pracujących naukowo – na ich podstawie można przeprowadzać różnego rodzaju analizy i badania. Dostęp do zbiorów mogą mieć także osoby, które chcą zapoznać się z informacjami dla potrzeb prywatnych. Archiwa publiczne mogą mieć związek z różnymi instytucjami. Do tej grupy zaliczymy np. archiwa państwowe, kościelne czy archiwa partii politycznych.
Jak wyglądają natomiast archiwa prywatne? Skupmy się najpierw na tym, do kogo należą takie zbiory. Właścicielami archiwów prywatnych mogą być np. przedsiębiorstwa czy rodziny. Podział na archiwa prywatne i publiczne jest bardzo istotny, bo różnią się obowiązki osób, zarządzających takimi zbiorami. W archiwach publicznych częściej trzeba m.in. wykonywać brakowanie. Panują tu także sztywne zasady dotyczące archiwizacji. A jak ten proces przedstawia się w firmie?.
Archiwizacja akt w twoim przedsiębiorstwie a w archiwum publicznym
Jako przedsiębiorca możemy wybrać, czy działania archiwizacyjne zostaną wykonane w naszej siedzibie, oddziale czy w zewnętrznym obiekcie eksperta. Ta ostatnia opcja, czyli outsourcing, jest szczególnie atrakcyjny ze względów bezpieczeństwa. Zaufany podmiot działający w tej branży doskonale wie, jakie terminy archiwizacji dla konkretnych dokumentów określa ustawa. Przykładowo – księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe oraz sprawozdania musimy przechowywać przez 5 lat.
Chociaż archiwa prywatnie i publiczne mają inny charakter i zawierają inne informacje, poddawane są podobnym czynnościom. Uporządkowanie wymaga dokładnego zapoznania się ze zgromadzonymi zasobami. Konieczne jest także podzielenie dokumentacji na określone kategorie. Przykładowo kategoria A to akta, które należy przekazać do archiwum państwowego. Z kolei kategoria BE do dokumentacja, podlegającej ekspertyzie. Podczas archiwizacji akt należy wyróżnić także dokumentację niearchiwalną. Są to akta, których termin przydatności minął, i które należy przeznaczyć do utylizacji.
Dokumenty przeznaczone do ekspertyzy, analizowane są przez terytorialne archiwum państwowe. Podczas swojej pracy jednostka może np. stwierdzić, że należy zażądać zmiany kwalifikacji akt. Może też wymagać by brakowanie zostało przeprowadzone od nowa.
Zyskaj dodatkową pewność, czyli archiwizacja akt ze specjalistami
Zasady, panujące w archiwistyce to zbiór określonej wiedzy, którą musimy zdobyć, żeby dobrze zająć się tym zadaniem. Przydatne będzie także doświadczenie, bo to dzięki niemu wiemy, jak stosować te zasady w praktyce. Zdecydowanie łatwiej będzie przekazać ten obowiązek firmie, która specjalizuje się w tego typu działaniach. Takie przedsiębiorstwa jak np. Rhenus Data Office Polska każdego dnia pomagają firmom z różnych branż w rzetelnym archiwizowaniu ich zbiorów.
