Faktura proforma to dokument handlowy, który przedstawia cenę i warunki przyszłej transakcji, ale nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym. Możesz wystawić ją przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, zwłaszcza gdy oczekujesz przedpłaty albo zaliczki. Sprawdź, jakie dane powinna zawierać, kiedy trzeba zastąpić ją właściwym dokumentem i jak wygląda jej rozliczenie w 2026 roku.
Faktura proforma – co to jest?
Faktura proforma, zapisywana także jako pro forma, jest dokumentem handlowym o charakterze informacyjnym. Przypomina zwykłą fakturę, ponieważ pokazuje strony transakcji, opis towaru lub usługi, ceny oraz kwoty podatku VAT. Jej zasadniczym celem jest przedstawienie oferty, potwierdzenie ustaleń albo wskazanie kwoty do zapłaty przed realizacją zamówienia.
Sam dokument nie potwierdza sprzedaży, dostawy ani wykonania usługi. Nie wywołuje też skutków w VAT, PIT ani CIT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że wyraźne oznaczenie „Faktura proforma” oznacza, iż dokument nie ma statusu faktury w rozumieniu przepisów podatkowych.
Faktura proforma nie jest dowodem księgowym, dlatego nie ujmuje się jej w KPiR, ewidencji VAT ani w JPK_V7.
Przepisy nie narzucają przedsiębiorcy obowiązku wystawiania proformy. Jest to dobrowolna praktyka stosowana w obrocie gospodarczym. Dokument można przygotować w formie papierowej, elektronicznej, jako plik PDF lub za pomocą programu do fakturowania.
Kiedy wystawić fakturę proforma?
Najczęściej robi się to przed otrzymaniem zapłaty. Sprzedawca przekazuje klientowi informację o całkowitym koszcie zamówienia, terminie płatności oraz warunkach realizacji. Nabywca może wtedy zaakceptować ofertę, poprosić o zmianę danych albo zrezygnować bez potrzeby korygowania faktury VAT.
Proforma sprawdza się również przy zamówieniach wymagających płatności z góry. Może wskazywać pełną cenę albo tylko kwotę planowanej zaliczki. W handlu międzynarodowym bywa używana przez banki i urzędy celne, na przykład przy akredytywie lub wysyłce towarów bezpłatnych.
Nie ma ustawowego terminu wystawienia tego dokumentu ani określonego okresu jego ważności. Sprzedawca może jednak wpisać własny termin, na przykład: „Oferta ważna 14 dni od daty wystawienia”. Po tym czasie warunki cenowe mogą wymagać ponownego uzgodnienia.
Jakie elementy powinna zawierać proforma?
Prawo nie określa zamkniętego wzoru faktury proforma. Dobra praktyka polega na nadaniu jej układu zbliżonego do faktury VAT, aby klient mógł łatwo sprawdzić przyszły dokument sprzedaży. Najważniejsze informacje to:
- wyraźny tytuł „FAKTURA PRO FORMA” albo „PROFORMA”,
- numer dokumentu i data wystawienia, najlepiej w osobnej serii, np. PF/001/05/2026,
- dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym nazwa, adres i NIP, jeśli jest wymagany,
- nazwy towarów lub usług, ilości, jednostki miary i zakres świadczenia,
- ceny jednostkowe netto, rabaty oraz wartości netto,
- stawki i kwoty VAT podane wyłącznie informacyjnie,
- wartość brutto i łączna kwota należności,
- termin płatności, numer rachunku bankowego oraz przewidywany termin realizacji.
Na dokumencie warto umieścić adnotację: „Niniejszy dokument nie stanowi faktury VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i nie jest podstawą do rozliczeń podatkowych”. Taki zapis ogranicza ryzyko pomylenia proformy z dokumentem księgowym.
Faktura proforma a faktura VAT – czym się różnią?
Oba dokumenty mogą wyglądać niemal identycznie, lecz ich funkcje są odmienne. Proforma zapowiada transakcję i pomaga uzgodnić jej warunki. Faktura VAT dokumentuje sprzedaż albo otrzymanie zaliczki i stanowi podstawę rozliczeń podatkowych.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
| Status | Dokument handlowy i informacyjny | Dokument księgowy |
| VAT | Nie tworzy obowiązku podatkowego | Dokumentuje VAT należny lub naliczony |
| Księgowanie | Nie ujmuje się jej w ewidencjach | Podlega ujęciu w ewidencji podatkowej |
| Numeracja | Zalecana osobna seria, np. PF | Seria faktur sprzedaży |
| KSeF | Nie trafia do systemu | Jest przesyłana zgodnie z obowiązującymi zasadami |
Proforma nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT ani do zaliczenia kwoty w koszty. Sprzedawca nie wykazuje jej jako przychodu i nie wpłaca do urzędu podatku wskazanego na dokumencie. Kwoty netto, VAT i brutto mają tu charakter informacyjny.
Proforma a faktura zaliczkowa
Wpłata pieniędzy na podstawie proformy zmienia sytuację podatkową. Jeżeli klient zapłacił część ceny przed dostawą lub wykonaniem usługi, sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową. Należy zrobić to najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności.
Gdy wpłata pokrywa całość zamówienia, faktura zaliczkowa może rozliczać pełną otrzymaną kwotę. Jeżeli towar zostanie później wydany albo usługa wykonana, faktura końcowa nie zawsze będzie potrzebna. Przy częściowej zaliczce dokument końcowy obejmuje pozostałą wartość transakcji.
Co zrobić po opłaceniu faktury proforma?
Opłacenie proformy oznacza akceptację przedstawionych warunków, ale nie sprawia, że sama proforma staje się fakturą VAT. Sprzedawca powinien rozpoznać właściwy moment podatkowy i wystawić dokument księgowy. Decyduje o tym rodzaj płatności oraz etap realizacji zamówienia.
- Przedsiębiorca wystawia proformę i przekazuje ją nabywcy poza KSeF.
- Nabywca akceptuje warunki oraz dokonuje przedpłaty lub płaci całą kwotę.
- Sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową albo fakturę VAT dokumentującą sprzedaż.
- Właściwy dokument ujmuje się w ewidencji i przesyła do KSeF, jeżeli wymagają tego przepisy.
Fakturę sprzedaży wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Przy otrzymaniu zaliczki termin liczy się od miesiąca, w którym środki wpłynęły na rachunek lub zostały przekazane sprzedawcy.
Czy faktura proforma trafia do KSeF?
Nie. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, obejmuje faktury wystawiane zgodnie z ustawą o VAT, a proforma nie ma takiego statusu. W 2026 roku dokument ten nadal przygotowuje się poza systemem – w programie księgowym, arkuszu kalkulacyjnym lub jako plik PDF.
Do KSeF trafia dopiero faktura VAT, czyli faktura zaliczkowa albo końcowa. Wewnętrzna numeracja powinna rozdzielać oba rodzaje dokumentów. Oznaczenie PF/001/05/2026 ułatwia pracownikom odróżnienie proformy od faktury sprzedaży i zapobiega błędnej wysyłce.
Warto przechowywać proformy mimo braku podatkowego obowiązku archiwizacji. Mogą potwierdzać uzgodnioną cenę, zakres zamówienia oraz termin płatności, gdy między stronami pojawi się spór. Nie należy jednak traktować ich jako zamiennika faktury VAT.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym jest faktura proforma?
To dokument informacyjny prezentujący cenę i warunki transakcji, który nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym.
Kiedy warto wystawić fakturę proforma?
Przeważnie przed otrzymaniem zapłaty, zwłaszcza gdy oczekujemy przedpłaty lub zaliczki, oraz przy zamówieniach wymagających płatności z góry.
Jakie dane powinna zawierać proforma?
Powinna mieć tytuł „Faktura pro forma”, numer i datę, dane stron, opis towarów/usług, ceny, VAT informacyjnie, wartość brutto oraz termin płatności i numer konta.
Czy proforma jest ujmowana w księgach i ewidencjach VAT?
Nie; dokument nie jest dowodem księgowym i nie trafia do KPiR, ewidencji VAT ani JPK_V7.
Czy zapłata na podstawie proformy powoduje wystawienie faktury zaliczkowej?
Tak — jeśli nabywca wpłaci zaliczkę, sprzedawca powinien wystawić fakturę zaliczkową, najpóźniej do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu płatności.
Czy faktura proforma uprawnia do odliczenia VAT lub zaliczenia w koszty?
Nie; kwoty na proformie mają charakter informacyjny i nie dają prawa do odliczenia VAT ani ujęcia w kosztach.
Czy faktura proforma trafia do KSeF w 2026 roku?
Nie; KSeF obejmuje tylko faktury VAT, więc proformy przygotowuje się poza tym systemem, np. jako PDF lub w programie księgowym.
Co zrobić po opłaceniu proformy przez klienta?
Sprzedawca powinien ustalić moment podatkowy i wystawić odpowiedni dokument księgowy — fakturę zaliczkową lub fakturę sprzedaży — oraz ująć go w ewidencjach.
